top news

najczęściej czytane

data:

18.06.2010

rodzaj tekstu:

wywiad/artykuł/felieton

tagi:

udostępnij

wyślij link

Idealna konferencja prasowa

Często zdarza się, że pomimo perfekcyjnego przygotowania konferencji, event ten wcale nie okazuje się sukcesem. Jak uniknąć wpadek i jakich błędów powinna wystrzegać się agencja?

Ważne jest, aby skupić się na najciekawszych aspektach tematu, a przy tym nie przesadzić z ilością informacji, wywrzeć niezatarte wrażenie i zaskoczyć gości. Słowem, liczy się pomysł. Agencja eventowa organizująca konferencję powinna stworzyć klientowi jak najlepsze warunki prezentacji swoich koncepcji, produktu, dzięki którym klient ze swoim przekazem będzie mógł rozwinąć skrzydła.

Warto postarać się wyjść poza utarte schematy i do merytoryki dodać odrobinę sensualności, doświadczenia, które wciągnie dziennikarzy i realnie skonfrontuje z referowaną treścią. Mam tu na myśli np. testowanie produktu, symulację funkcjonowania itp. Kiedy pracujemy z nieco lżejszymi tematami, np. prezentacją nowego produktu, można pozwolić sobie na pewnego rodzaju „spektakl na dany temat”, stworzyć dodatkowy wymiar, który zaintryguje gości, a zatem wpłynie na atrakcyjność późniejszych publikacji dziennikarskich.

Zadaniem agencji jest sprawdzenie też, w miarę możliwości, czy klient aby na pewno wybrał najsprawniejszego prelegenta, ewentualnie dostosowanie warunków do konkretnej osoby. Bo są mówcy, którzy sprawdzają się najlepiej w dialogu i potrzebują nieco luźniejszej atmosfery, inni za to w indywidualnej prezentacji przez dużym audytorium czują się jak ryba w wodzie – i takim i takim należy stworzyć sprzyjającą atmosferę.

Jeśli chodzi o uniknięcie błędów to podstawowa zasada brzmi: ufaj przede wszystkim sobie jako organizatorowi. Nawet znana marka podwykonawcy nie gwarantuje 100% niezawodności, chociażby sprzętu, mimo spełniania standardów gwiazdkowości.
Zdarzyło nam się kiedyś np. zawierzyć świetnemu hotelowi przygotowując konferencję dla pewnej marki samochodowej. Sytuację awarii nagłośnienia uratowało to, że konferencja była kameralna i sala stosunkowo niewielka.

Błędem agencji może być także przygotowywanie wszystkiego jedynie w ramach briefu. Choćby był on najlepszy, to zawsze trzeba starać się zrobić odrobinę więcej niż oczekuje klient, po to, żeby ostatecznie był on bardziej niż zadowolony.

Autor: Katarzyna Walczak, PR Specialist Sound of Music