Dla wielu menedżerów niczym nowym nie będą Normy Brytyjskie oraz Normy Międzynarodowe ani podejście na zasadzie Cyklu Deminga (Plan – Do – Check – Act, czyli Zaplanuj – Wykonaj – Sprawdź – Zastosuj) w czasie procesu, wdrażania i monitorowania. Aczkolwiek dla osób zarządzających wydarzeniami, takimi jak wszelkiego rodzaju spotkania, konferencje itp czyli event menedżerów, struktura Norm Brytyjskich może nie być jasna.

British Standards Institution (BSI) – Brytyjski Instytut Normalizacji uznawany jest za wiodącą organizację w zakresie normalizacji i certyfikacji, doceniany na całym świecie za niezależność, uczciwość i innowacje w tworzeniu standardów, a także organizacji szkoleń i upowszechnianiu informacji, promujących najlepsze praktyki. BSI pełnił kluczową rolę w tworzeniu, rozwoju i promocji wielu uznanych norm, jak BS EN ISO14001 dla Systemu Zarządzania Środowiskiem, ISO9001 dla Systemu Zarządzania Jakością, a teraz BS8901 dla Zarządzania Wydarzeniami (Event Management).

Zarządzanie spotkaniami (Event Management) jest zyskującym na znaczeniu sektorem komunikacji marketingowej. Jest to forma komunikacji  poprzez wydarzenie. W tych  ramach  można wymienić:
- konferencje prasowe,
- konferencje i spotkania korporacyjne,
- uroczyste otwarcia,
- imprezy okolicznościowe promujące wizerunek organizacji,
- imprezy masowe,
- wyjazdy integracyjne i szkolenia dla firm,
- uroczyste gale.

Podczas rozwoju normy BS8901, zarząd techniczny konsultował się z wieloma uczestnikami, by upewnić się, że kluczowe sprawy dot. zrównoważonego rozwoju zostaną uwzględnione w normie. Przewodniczącym projektu BSI jest Fiona Pelham, prezes zarządu Organise This i założycielka organizacji non-profit Positive Impact. Fiona Pelham posiada duże doświadczenie w organizacji, planowaniu i prowadzeniu imprez organizacyjnych w sposób odpowiedzialny środowiskowo i zaangażowany społecznie. W 2007r.  Pani Fiona założyła Sustainable Events Ltd., by ułatwić osobom zarządzającym spotkaniami zapoznanie się z nową normą poprzez dostarczenie im odpowiednich narzędzi online. Firma Positive Impact zaś organizuje warsztaty i kampanie uświadamiające  każdego, kto jest zaangażowany w planowanie i prowadzenie imprez organizacyjnych, które powinny uwzględniać aspekty społeczne, etyczne i kryteria środowiskowe.

W uznaniu zasług dla pionierskiej pracy na rzecz zrównoważonego rozwoju, organizację uhonorowano złotym medalem - nagrodą Manchester City Council Gold Environment Award, a w 2008r. Sustainable Events Ltd. zostało uznane przez North West Business and Environment Awards.

Dlaczego zarządzanie wydarzeniami miałoby uwzględniać zrównoważony rozwój? W jaki sposób BS8901 może pomóc  menedżerom spotkań w planowaniu i organizacji bardziej świadomych społecznie i środowiskowo imprez organizacyjnych? Wg p. Fiony Pelham wiele decyzji podczas planowania takiego wydarzenia jest podejmowanych nie tylko przez  menedżerów, ale również pozostałe strony uczestniczące w organizacji imprezy (jak firmy dostawcze, obsługujące gości czy udostępniające miejsce dla danej imprezy). Takie decyzje mogą mieć duży wpływ na ekonomię, środowisko i społeczność. Przeanalizowanie tego wpływu, zmierzenie i złagodzenie jego negatywnego wpływu na środowisko jest najlepszą praktyką dla wydarzenia organizacyjnego w relacji do zrównoważonego rozwoju.


Norma BS8901 może być wyjaśniona na zasadzie 3 etapów: planowanie, implementacja i ocena.

Etap 1. Planowanie
-    ustanowienie osoby odpowiedzialnej za działania związane ze zrównoważonym rozwojem (tzw. Sustainability Champion);
-    identyfikacja spraw dotyczących środowiska, ekonomii i społeczności, kluczowych dla danego wydarzenia;
-    stworzenie polityki zrównoważonego rozwoju dla wydarzenia, w szczególności zawierającej cele danej imprezy;
-    identyfikacja i nawiązanie kontaktu z kluczowymi uczestnikami.

Etap 2. Implementacja
-    zarządzanie łańcuchem dostaw;
-    rozdysponowanie ról wśród uczestników organizacyjnej części wydarzenia;
-    umiejętne gospodarowanie zasobami w celu osiągnięcia zamierzonych celów imprezy;
-    bieżąca kontrola działań i błyskawiczne reagowanie.

Etap 3. Ocena
-    ocena spełnienia zamierzonych celów imprezy organizacyjnej;
-    analiza przebiegu imprezy oraz odnotowanie wąskich gardeł i nieprzewidzianych trudności.

Po ocenie lub audycie niezależnej jednostki certyfikującej, stosujący normę BS8901 mogą wystąpić o samo-certyfikację lub uzyskać ją od strony trzeciej.