top know how

najczęściej czytane
12804904918204420.jpg

autor:

Paulina Dmitruk

data:

30.07.2010

rodzaj tekstu:

organizacja eventu

udostępnij  Podziel się na Facebook
wyślij link  wyślij link

Projekt: konferencja prasowa

Często zdarza się, że pomimo perfekcyjnego przygotowania merytorycznego konferencji, eventy te wcale nie okazują się sukcesem. Sęk w tym, że nie tylko treść, ale i formuła jest ważnym czynnikiem decydującym o tym, czy i jak konferencja zostanie zapamiętana. A tym samym – czy osiągnie swój cel.

ciąg dalszy...


Zielony trend

Ostatnimi czasy, coraz większym powodzeniem cieszą się zielone wydarzenia (ang. green event) czyli takie, które na każdym etapie przygotowań i realizacji zapewniają działania przyjazne dla środowiska naturalnego.

- Aby móc w sposób efektywny organizować „zielone wydarzenia” należy wziąć pod uwagę: skąd pochodzi catering czy miejsce w którym organizujemy wydarzenie dba o ekologię, czy nasi goście przyjeżdżają transportem zbiorowym lub miejskim, czy musimy drukować materiały konferencyjne i promocyjne czy mogą być one w formie elektronicznej czy poddajemy recyklingowi odpady pozostałe po imprezie
– wyjaśnia Monika Krusiewicz, Prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej.

Elementy konferencji zorganizowanej zgodnie ze standardem BS8901 to przede wszystkim:

- miejsce wydarzenia dbające o ekologię, stosujące praktyki CSR;
- miejsce, w które można dojechać transportem publicznym, zbiorowym, nie pojedynczo samochodami – w celu ograniczenia emisji CO2;
- catering obejmujący produkty ekologiczne, lokalne oraz Fair Trade;
- drukowanie materiałów konferencyjnych na papierze z makulatury lub drukowanie dwustronne, najlepiej jednak uniknąć drukowania i rozdawać materiały na nośnikach elektronicznych;
 - należy korzystać z sali, gdzie jest oświetlenie dziennie, są duże okna i nie trzeba zapalać światła;
- urządzenia trzeba wyłączać i nie zostawiać w trybie stend-by, jeśli nie są wykorzystywane w danym momencie;
- selekcja i recykling odpadów po evencie.

Liczy się pomysł


Odpowiednie miejsce i termin, niezawodność technologii to jeszcze nie wszystko. Niezwykle istotna jest również strona kreacyjna wydarzenia, czyli pomysł, który przyciągnie gości.

- Ważne jest, aby skupić się na najciekawszych aspektach tematu, a przy tym nie przesadzić z ilością informacji, wywrzeć niezatarte wrażenie i zaskoczyć gości. Agencja eventowa organizująca konferencję powinna stworzyć klientowi jak najlepsze warunki prezentacji swoich koncepcji, produktu, dzięki którym klient ze swoim przekazem będzie mógł rozwinąć skrzydła
. – mówi Katarzyna Walczak, Specjalista ds. PR, Sound of Music.

Po konferencji prasowej klient liczy na publikacje w mediach. A te będą tym ciekawsze – im bardziej zaskakujący dla gości będzie event. Pole do popisu dają konferencje, których celem jest wprowadzenie na rynek nowego produktu. Coraz częściej agencje wykorzystują elementy sztuki i sensualności. Dotarcie do wielu zmysłów gości sprawi, że zapamiętają wydarzenie na dłużej. A tym samym – nie pozostaną obojętni wobec nowego na rynku produktu.

- Warto postarać się wyjść poza utarte schematy i do merytoryki dodać odrobinę sensualności, doświadczenia, które wciągnie dziennikarzy i realnie skonfrontuje z referowaną treścią. Mam tu na myśli np. testowanie produktu, symulację funkcjonowania itp. – dodaje Katarzyna Walczak.

- Eventy są magicznym narzędziem, które jako jedyne z całej palety marketingowych barw potrafią tworzyć emocjonalną więź między uczestnikami a marką. Od samego początku funkcjonowania Perfectto wzięliśmy sobie za punkt honoru, aby każdy z realizowanych przez nas projektów wywoływał u uczestników „efekt WOW” lub jak kto woli „efekt żaby” (wielkie oczy, uśmiech na twarzy i szeroko rozdziawiona buzia), ponieważ naszym zdaniem jest to konieczne, aby stworzyć emocjonalną więź między marką  a klientem – przyznaje Jakub Zdrzalik, Dyrektor ds. Relacji Zewnętrznych, Perfectto.

Coraz częściej, agencje stawiają na interakcję. przygotowując event, starają się by goście aktywnie uczestniczyli w evencie (gotują pod okiem szefów kuchni, biorą udział w zawodach sportowych itp.).

- Pamiętam konferencję ze specjalnym, kreatywnym udziałem prelegentów – menedżerów firm, które były naszymi klientami. Podczas jednej z nich dwóch pracowników wykonało scenki estradowe prezentujące standardy obsługi klienta – dawniej, dziś i w przyszłości, wskazując na potrzeby zmian w tej dziedzinie. Żywy kontakt i gromki aplauz potwierdziły wartość takiego rozwiązania. Najciekawszymi konferencjami są te, które wykraczają poza schemat następujących po sobie prezentacji PowerPoint i w swej formie zawierają kluczowy przekaz. Na przykład: realizowane pod hasłem „lot ku przyszłości” spotkanie, które odbywa się na pokładzie samolotu. – wspomina Jarosław Sądej.

Przepis na sukces

Na sukces składa się wiele czynników, między innymi przygotowanie na sytuację kryzysową. Agencja powinna być gotowa na wszelkie możliwości i przewidzieć ewentualne wpadki. Powinna również mieć na uwadze klienta i założyć ewentualne zaniedbania z jego strony.

- Zadaniem agencji jest sprawdzenie też, w miarę możliwości, czy klient aby na pewno wybrał najsprawniejszego prelegenta, ewentualnie dostosowanie warunków do konkretnej osoby. Bo są mówcy, którzy sprawdzają się najlepiej w dialogu i potrzebują nieco luźniejszej atmosfery, inni za to w indywidualnej prezentacji przez dużym audytorium czują się jak ryba w wodzie – i takim i takim należy stworzyć sprzyjającą atmosferę.
– mówi Katarzyna Walczak.

Wyznaczając osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, należy pamiętać, aby były one kompetentne oraz doskonale zorientowane w tematyce i przebiegu konferencji. Należy uwzględnić podział ról, kolejność wystąpień, a wypowiedzi powinny zostać zaplanowane wcześniej. Nie można zapomnieć o tłumaczu, jeśli w wydarzeniu biorą udział obcokrajowcy (tutaj przydatny może być specjalistyczny sprzęt). Wypowiedzi nie powinny być zbyt długie, chyba, że konferencja jest specjalistyczna. Warto skorzystać z przerywników, jak slajdy, filmy wideo czy prezentacje. Każdy z uczestników zapamięta więcej, wyeliminuje to również problem znudzenia wśród gości (tu przydatny może być także harmonogram przebiegu eventu).
Organizatorzy podkreślają, że by uniknąć błędów, należy ufać przede wszystkim sobie. Nawet sprawdzeni podwykonawcy mogą zawieść. Nie należy też ufać sprzętowi, który lubi odmawiać posłuszeństwa w najmniej oczekiwanych sytuacjach.

- Zdarzyło nam się kiedyś np. zawierzyć świetnemu hotelowi przygotowując konferencję dla pewnej marki samochodowej. Sytuację awarii nagłośnienia uratowało to, że konferencja była kameralna i sala stosunkowo niewielka.
–  wspomina Katarzyna Walczak.

O czujności niezbędnej u event managera wspomina również Jarosław Sądej: -  Diabeł tkwi w szczegółach. Pamiętam wpadkę, kiedy to bezprzewodowy pilot do zmiany slajdów odmówił współpracy w centrum Warszawy, gdzie mamy do czynienia z ogromną liczbą nadajników. Albo, kiedy kelnerzy postawią obok mównicy karafkę z wodą gazowaną; nie życzę żadnemu prelegentowi zaskoczenia i ust wypełnionych dwutlenkiem węgla po energicznym sięgnięciu po wodę.

Firmy eventowe prześcigają się w coraz bardziej kreatywnych i zaskakujących scenariuszach konferencji prasowych. Łączą je ze spotkaniami szkoleniowymi, różnymi formami rozrywki, a także integracją. Wykorzystują technologie multimedialne, akcje ekologiczne oraz elementy CSR-u. Możliwości jest wiele, a branża eventowa w Polsce wciąż się rozwija. Granice pomysłowości leżą jedynie w kreatywnych umysłach event managerów i elastyczności ich klientów.

Czytaj także:

Przegląd wybranych konferencji prasowych

Brak plików.
Brak komentarzy.

Aby dodawać komentarze musisz być zalogowany

 

Publikowane komentarze są prywatnymi opiniami użytkowników portalu.

Portal nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.

 

Jeżeli którykolwiek z postów na forum łamie zasady, zawiadom nas o tym

podobne

ładowanie...