top know how

najczęściej czytane
12804904918204420.jpg

autor:

Paulina Dmitruk

data:

30.07.2010

rodzaj tekstu:

organizacja eventu

udostępnij  Podziel się na Facebook
wyślij link  wyślij link

Projekt: konferencja prasowa

Często zdarza się, że pomimo perfekcyjnego przygotowania merytorycznego konferencji, eventy te wcale nie okazują się sukcesem. Sęk w tym, że nie tylko treść, ale i formuła jest ważnym czynnikiem decydującym o tym, czy i jak konferencja zostanie zapamiętana. A tym samym – czy osiągnie swój cel.

Definicje słownikowe podają, że celem konferencji prasowej jest przekazanie mediom ważnych i aktualnych informacji, odpowiedź mediom na pytania jednorazowo, bez konieczności odbierania setek telefonów. Istnieje jednak i inny powód. Konferencja, nieco przewrotnie, może być świadomym działaniem, którego celem jest nadanie wydarzeniu rangi i rozgłosu. Wówczas istotne, by na spotkaniu pojawili się dziennikarze interesujących nas mediów oraz poinformowali o wydarzeniu opinię publiczną. Ponieważ konferencja prasowa jako jedno z ważniejszych narzędzi Public Relations jest chętnie wykorzystywana, a terminy często się pokrywają, nie wystarczy już odczytać oświadczenia przy kawie z ekspresu. Co zrobić, by to właśnie nasz event zainteresował media i zaowocował wysoką frekwencją?

Na początku… cel


Jak zgodnie podkreślają organizatorzy – najważniejsze jest określenie celu. Agencja przygotowująca event powinna wiedzieć dokładnie - o czym i kogo klient chce poinformować, a także – jaki wizerunek swojej firmy chce stworzyć. Już przy wyborze miejsca, a więc na samym początku planowania, należy wiedzieć, czy lokalizacja ma kojarzyć się z powagą i prestiżem, czy może można pozwolić sobie na odrobinę fantazji.

- Decydującym czynnikiem jest specyfika obszaru działalności klienta, dla którego konferencję organizujemy. Inną lokalizację, atrakcje i gości specjalnych zaproponujemy klientowi z branży finansowej a zupełnie inną – klientowi z branży np. kosmetycznej.
– twierdzi Jarosław Sądej, Dyrektor Zarządzający JET Events.

Dla organizatora ważny jest efekt, jaki chce osiągnąć klient oraz znajomość grupy docelowej. Pozwala to podejmować decyzje, np. co do optymalnego terminu przedsięwzięcia, doboru jego tematyki, oszacowania liczby uczestników, jak również budżetu potrzebnego do realizacji całości działań.

Przede wszystkim: miejsce

Wybór odpowiedniego miejsca stanowi nie lada wyzwanie. Zależy od oczekiwań organizatorów, charakteru spotkania oraz budżetu. Konferencje organizowane są w pomieszczeniach firmowych lub specjalnie wynajętych salach. Niezależnie od lokalizacji, miejsce powinno być nie tylko dostosowane do liczby uczestników, ale i oryginalne. Podczas urządzania konferencji w siedzibie firmy, trzeba liczyć się z tym, że zaproszeni goście mogą zwracać uwagę na szereg czynników mających związek z firmą (wygląd budynków i pomieszczeń, otoczenie firmy, pracowników pracujących w firmie itp.)

Konferencje można też zorganizować w hotelu, niezależnym ośrodku konferencyjnym, biurowcu, lokalu gastronomicznym, a nawet muzeum.

- Wiele jest interesujących miejsc, nadających się pod organizację eventu, konferencji, szkolenia czy innego typu wydarzenia. Wszystko zależy m.in. od rodzaju komunikatów jakie chcemy przekazać, jak również preferencji klienta i jego możliwości finansowych. Poza tym, kwestią istotną jest dogodna lokalizacja jak i przyjazny charakter miejsca. - Rafał Bartkowiak, Dyrektor Zarządzający, Agencja Promocyjna Locco Event

Miejsce spotkania nie może być zbyt odległe. Ważnym elementem jest dobry dojazd (ewentualnie zapewniony przez organizatora transport na miejsce spotkania). Nie może również zabraknąć miejsc parkingowych. Ponadto, należy zwrócić uwagę na dobrą akustykę sali, miejsca siedzące, miejsce na broszurki, ulotki i materiały konferencyjne.

Część miejsc, w których można zorganizować profesjonalną konferencję to wyspecjalizowane obiekty usytuowane w hotelach. Dla niektórych spotkań, najczęściej dużych kongresów, odpowiedniejsze są jednak duże centra konferencyjne.

Alternatywnym rozwiązaniem może być sala konferencyjna w biurowcu – zazwyczaj znajdująca się w dogodnej lokalizacji, gdzie wszyscy mogą dotrzeć. Są jednak często słabo wyposażone i zawierają jedynie najbardziej potrzebny sprzęt, o resztę musi zadbać organizator. W biurowcu nie da się też połączyć konferencji z widowiskowym eventem, ponieważ zwykle nie ma na to warunków. Sale konferencyjne wydają się dobrą propozycją dla firm, chcących zorganizować krótki briefieng w atrakcyjnej lokalizacji.

Przy wyborze obiektu ważne są parametry sal konferencyjnych, takie jak: wielkość sal, ich wyposażenie, ale również możliwość własnej aranżacji. Wyższe sale umożliwiają większe pole projekcji, co ma znaczenie zwłaszcza przy dużych grupach.

Ciekawym rozwiązaniem jest zorganizowanie konferencji w muzeum, co dodatkowo podnosi rangę imprezy i dodaje prestiżu. Należy jednak pamiętać o spójności, by wszystko do siebie pasowało. Są również minusy – zdarza się, że nie można umieszczać w salach muzealnych roll-upów firm tytoniowych i alkoholowych, które to często sponsorują imprezę. Ponadto, muzeum jest miejscem mało intymnym (ze względu na obecność pracowników obiektu), nie we wszystkich salach można też urządzić catering (ze względu na obecność eksponatów). Jeśli jednak dopracujemy szczegóły – konferencja może okazać się niezapomnianym wydarzeniem.

Brak plików.
Brak komentarzy.

Aby dodawać komentarze musisz być zalogowany

 

Publikowane komentarze są prywatnymi opiniami użytkowników portalu.

Portal nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.

 

Jeżeli którykolwiek z postów na forum łamie zasady, zawiadom nas o tym

podobne

ładowanie...