top know how

najczęściej czytane
12797229178354020.jpg

data:

21.07.2010

rodzaj tekstu:

organizacja eventu

udostępnij  Podziel się na Facebook
wyślij link  wyślij link

Jak wybrać firmę eventową?

Spotkania pracownicze, wyjazdy integracyjne, bankiety organizowane z okazji x-lecia istnienia zakładu – krótko ujmując: eventy firmowe wpisały się na stałe w życie większości polskich przedsiębiorstw i instytucji.

Boom na rynku imprez spowodował powstanie wielu firm, które proponują swoim klientom loty balonem, maskarady, czy weekendy z adrenaliną lub w SPA. Jak jednak wybrać ofertę, która najlepiej spełni nasze oczekiwania, ominąć nieuczciwych kontrahentów i nie narazić się na ukryte koszty?

Wybór firmy eventowej jest obecnie niełatwym zadaniem – rynek eventów w Polsce od kilku lat bardzo dynamicznie rośnie. Menadżerowie wielu przedsiębiorstw doceniają wartość, jaką dla firmy stanowią jej pracownicy i starają się tworzyć silniejszą więź pracowników z organizacją, z drugiej strony rośnie rynek imprez dla klientów, partnerów firm. Event stał się jednym z podstawowych narzędzi marketingowych.

- Mimo tak bogatej oferty na rynku, wybór firmy eventowej często podejmowany jest na podstawie pobieżnego przeglądu, porównania cen i atrakcjii. To błąd, bowiem źle dobrani współpracownicy mogą przysporzyć nam więcej problemów niż korzyści. Poświęćmy na poszukiwanie oraz współpracę z firmą możliwie jak najwięcej czasu, a efekt na pewno nas zadowoli – mówi Sławomir Kosz, który od 6 lat prowadzi agencję Event 4x4, specjalizującą się w wyprawach terenowych, quadowych i survivalach. Co zatem powinniśmy zrobić, aby wykonawca projektu został wybrany właściwie, a event okazał się wielkim sukcesem?

Po co ten event?
Eventy firmowe można podzielić na dwie grupy: te związane ze strategią marketingową (wprowadzenie nowego produktu, budowanie więzi z klientami, partnerami firmy itp.) oraz eventy organizowane dla pracowników firmy, często z ich rodzinami. Podczas, gdy wśród eventów dla pracowników przeważają imprezy, na których atrakcjami są zajęcia podnoszące adrenalinę, szkolenia outodoorowe pozwalające na przełamywanie swoich ograniczeń i słabości (parki linowe, jazda quadami, jazda samochodami terenowymi w trudnych warunkach), dla partnerów i klientów organizuje się raczej eleganckie konferencje, pokazy, czy bankiety.

– Aby impreza wyszła dobrze, należy najpierw ustalić, w jakim celu ją organizujemy – czy zależy nam na nagrodzeniu pracowników za udany rok, czy może chcemy spotkać się z ważnymi kontrahentami. Każdy z tych eventów będzie wykorzystywał inne narzędzia. Jeśli np. zdecydujemy, że chcemy zapewnić rozrywkę dla 50 młodych mężczyzn, powinniśmy zwrócić się do firmy, która ma odpowiednie zaplecze i praktykę w „wyjazdach z adrenaliną”
– podpowiada Sławomir Kosz.

Ze względu na bardzo duże zróżnicowanie odbiorców oraz możliwych scenariuszy przebiegu eventu, ani kroki podjęte na etapie planowania i przygotowania, ani efekt końcowy nie wpisują się w jeden model działania. Dlatego tak ważny jest staranny wybór firmy organizującej imprezę, która oprócz przedstawienia nieszablonowej koncepcji, będzie również zdolna do jej sprawnej realizacji.

Z kim chcemy pracować?
Przy wyborze firmy, która będzie organizować event, najważniejsze jest dopasowanie oferty do naszych oczekiwań. Zwróćmy uwagę nie tylko na zakres oferowanych atrakcji, bazę noclegową, czy pomysł, ale przede wszystkim na ludzi, z jakimi przyjdzie nam współpracować. Trudno zorganizować udane przedsięwzięcie nie „nadając na tych samych falach”. Podczas wstępnych spotkań zwróćmy uwagę na punktualność, przygotowanie merytoryczne i rzetelność przyszłego szefa projektu, a także na cechy osobowości takie jak: komunikatywność i zapał do realizacji naszego zlecenia.

- Z doświadczenia wiem, że przy wyborze firmy eventowej warto zwrócić uwagę na 7 kwestii: pomysł, doświadczenie, możliwości (spektrum rozrywek), finanse, referencje, ludzie i bezpieczeństwo. Jeśli dokonujemy selekcji spośród kilku firm te punkty pozwolą nam na ich świetne porównanie i pomogą w podjęciu decyzji końcowej – podpowiada Beata Kłossowska-Tyszka, partner zarządzający agencji Event 4x4.

Sprawdźmy dokładnie strony internetowe wybranych firm – świetnym źródłem wiedzy są opisy zrealizowanych imprez oraz galerie zdjęć. Jeśli możemy, zaczerpnijmy opinii znajomych i własnych pracowników – może ktoś wcześniej współpracował z którąś z firm branych przez nas pod uwagę.

Jak przygotować zapytanie?
Przed organizacją imprezy należy ustalić jak najwięcej szczegółów. Po naszej stronie pozostaje przygotowanie briefu, w którym znaleźć powinno się jak najwięcej informacji nt. uczestników, preferowanych miejsc i szacunkowego budżetu. Im więcej danych, tym lepszą ofertę będzie mogła przygotować agencja eventowa. Warto w briefie zaznaczyć także wiek i płeć uczestników oraz indywidualne preferencje np. w kwestii posiłków i noclegów. Jeżeli mamy jakieś specyficzne oczekiwania, one również powinny znaleźć się w zapytaniu.

Profesjonalna agencja przygotuje pomysł i propozycję scenariusza imprezy oraz wstępną wycenę. Spośród ofert wybieramy najatrakcyjniejszą dla nas, warto jednak pozostać w kontakcie także z firmą, której oferta zajęła w naszym rankingu drugie miejsce, na wypadek, gdyby z pierwszą coś poszło nie tak jak powinno.

Już sam sposób przedstawienia oferty pozwoli nam ocenić kreatywność i doświadczenie firmy eventowej. Multimedialna prezentacja ze zdjęciami, napisana żywym językiem może być obietnicą czegoś niepowtarzalnego i przygotowanego tylko dla nas. Unikajmy firm, które proszą, abyśmy sami wybrali wszystkie atrakcje i odsyłają nas do cenników podanych na stronie internetowej. W takim przypadku możemy nie uzyskać obsługi na oczekiwanym przez nas poziomie.
Dobrym sprawdzianem dla przyszłego zleceniobiorcy będą tak zwane trudne pytania zadane znienacka na spotkaniu - Kto jest odpowiedzialny na miejscu za bezpieczeństwo uczestników?, Jakie działania zostaną podjęte w przypadku nagłej zmiany pogody?, Jaki jest środek ewakuacji z miejsca realizacji programu? Doświadczeni organizatorzy na pewno poradzą sobie z nimi bez problemu, potwierdzając, że są godni naszego zaufania.

Przede wszystkim: współpraca
Niezależnie od dokonanego wyboru imprezy oraz firmy organizującej event, pamiętajmy, aby pozostawać  stałym kontakcie z szefem projektu i odpowiadać na jego wszelkie pytania podczas realizacji. Najlepiej oddelegować z firmy osobę lub zespół decyzyjny w kwestiach związanych z eventem. To usprawni prace przygotowawcze i pozwoli na trzymanie się harmonogramu, a tym samym – zapewni nam komfort cieszenia się imprezą dopiętą na ostatni guzik. A przecież o to chodzi.

 

1
Brak plików.
Brak komentarzy.

Aby dodawać komentarze musisz być zalogowany

 

Publikowane komentarze są prywatnymi opiniami użytkowników portalu.

Portal nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.

 

Jeżeli którykolwiek z postów na forum łamie zasady, zawiadom nas o tym

podobne

ładowanie...