Programy motywacyjne są jednym z podstawowych warunków efektywnego i prężnego rozwoju firmy. Nie ma w tym ani słowa przesady, szczególnie biorąc pod uwagę fakt, jak ważną rolę odgrywa właściwie umotywowana jednostka w osiąganiu wysokich wyników finansowych przedsiębiorstwa. Ponadto tego typu działania zapobiegają odpływowi kluczowych pracowników, co w dzisiejszych czasach jest szczególnie istotne. Z doświadczenia wielu firm wynika, że szczególnie dobrze sprawdzają się wszelkie programy motywacyjne oparte na konkursach. Zazwyczaj zostaje wtedy przydzielone konkretnie zadanie, np. osiągnięcie wysokich wyników sprzedaży, za którego wykonanie wyznaczona jest atrakcyjna nagroda. Wpływa to na wysoką motywację pracowników, którzy mają świadomość, że pracują w celu zdobycia wyjątkowej na grody. Tutaj pojawia się jednak pewne zagrożenie związane z niezdrową rywalizacją. Ważne, aby program został stworzony w taki sposób, żeby tego typu sytuacje wyeliminować oraz uniknąć ewentualnego rozczarowania osób, które nagrody nie zdobędą.

Strategia to podstawa
Ostatnio znacznie zmieniło się podejście do większości wyjazdów nagrodowych realizowanych w ramach programów motywacyjnych. Obecnie wyjazd, mimo że nadal stanowi fundament każdego programu, jest uzupełniany o szereg działań dodatkowych z zakresu incentive marketingu. Wszystko po to, aby sam program, który jest sporym wydatkiem, stał się także dobrą inwestycją. Będzie nią tylko wtedy, gdy odpowiednio zaplanowany i przygotowany zostanie cały proces komunikacji, składający się z kilku etapów.
– Ostatnio ten trend jest szczególnie mocno zauważalny. Powoli typowe programy integracyjne wypierane są przez wyjazdy nagrodowe będące elementem szerszego programu motywacyjnego. Zwykle odbywa się to na podstawie długofalowej współpracy z daną firmą. Mamy kilku klientów, dla których od kilku lat organizujemy tego typu projekty – mówi Łukasz Nowosadzki, PR & marketing specialist w 5 Stars Club Business Travel.
Firma InDreams szacuje, że organizacja samego programu, działania marketingowe oraz komunikacja z jego uczestnikami pochłaniają około 20 proc. środków przeznaczonych na jego przeprowadzenie. Pozostała część to przygotowanie i realizacja wyjazdu – nagrody.
– Komunikacja i inne działania wspierające realizowane od momentu startu programu motywacyjnego, jeszcze przed wyjazdem nagrodowym, są szczególnie ważne, gdyż właśnie dzięki nim cały program na siebie zarabia. Z naszych doświadczeń wynika, że tego typu działania powinny być przeprowadzane z minimum czteromiesięcznym wyprzedzeniem. Taki okres pozwala na zbudowanie wzrostu sprzedaży, który wygeneruje odpowiedni budżet do sfinansowania całego programu, w tym samego wyjazdu. Równocześnie należy mieć na uwadze, że zbyt długi program motywacyjny także nie spełni swoich funkcji, ponieważ nie pozwoli utrzymać aktywności osób biorących w  nim udział. Graniczny jest tutaj okres 6-7 miesięcy – wyjaśnia Michał Czerwiński, członek zarządu InDreams.
Wbrew pozorom organizacja wyjazdu incentive nie opiera się na prostym równaniu: udany wyjazd = dobra motywacja.
– Aby stworzyć dobry program motywacyjny opierający się o incentive travel nie wy starczą kompetencje biura podróży. Potrzebna jest głęboka wiedza akademicka i biznesowa. W InDreams stworzyliśmy w tym celu tzw. Total Incentive Management™ , czyli zbiór technik i narzędzi pozwalających na stworzenie spójnych, długofalowych działań, efektywnie wspierających sprzedaż i budujących trwałe relacje z uczestnikami projektu. Nie ma w nim wiele elementów z turystyki. Najwięcej jest zarządzania i marketingu bezpośredniego z domieszką psychologii grupy. Ale jeśli projekt ma być inwestycją, a nie wydatkiem, tak być musi – mówi Maciej Miszczak, członek zarządu InDreams.

Na miarę potrzeb
Z obserwacji rynkowych wynika, że najczęściej na organizację programu motywacyjnego z cenną nagrodą w postaci wyjazdu zagranicznego decydują się firmy reprezentujące branże, w których siła przedsiębiorstwa zależy w dużej mierze od osiągania wysokich wskaźników sprzedaży.
– Organizujemy wyjazdy incentive głównie dla firm farmaceutycznych, kosmetycznych i spożywczych. Taka wycieczka jest z reguły nagrodą dla najlepszych sprzedawców. Ma to zmotywować do dalszej wytężonej pracy i wyrabiania ponadplanowych wyników sprzedażowych – wyjaśnia Agnieszka Chudzik, specjalista ds. incentive z agencji Incentive House.
– Z 5 Stars Club Business Travel najczęściej jeżdżą pracownicy towarzystw ubezpieczeniowych, towarzystw inwestycyjnych, dealerzy samochodowi oraz branża paliwowa – mówi Łukasz Nowosadzki.
Programy w tym sektorze są łatwiejsze do zorganizowania, gdyż istnieje jasno określone kryterium, które ma na celu wyłonienie grupy najlepszych. Warto jednak pamiętać, że nie istnieje jeden uniwersalny system motywacyjny, dopasowany do każdej firmy. W związku z tym, konstruując taki program należy dokładnie przeanalizować i wziąć pod uwagę potrzeby i oczekiwania konkretnej grupy dla jakiej ma on zostać skonstruowany oraz za dania i czynności przez nią wykonywane. Z pewnością inaczej wyglądać będzie projekt przygotowany dla kadry menedżerskiej, a inaczej dla dystrybutorów, czy wreszcie ostatniego ogniwa, jakim są klienci. Dobrze  również rozróżnić programy przeznaczone dla nowych pracowników, od tych adresowanych do doświadczonych fachowców, związanych z firmą od wielu lat.